Cómo organizar un Congreso Virtual y conseguir 30.384 suscriptores

Organizar congresos virtuales es algo que está a la orden del día.

Con las limitaciones que han habido por el COVID y la cancelación de eventos presenciales, son cada vez más las empresas que han decidido hacer un congreso online.

Al final este tipo de eventos son una especie de webinar pero a lo “grande” y el funcionamiento es muy similar a ellos.

Por suerte, he participado en la organización y la gestión de las campañas de 3 congresos, siendo en el último 30.384 leads los que conseguimos.

Por eso, en este post te voy a contar algunas cosas que bajo mi experiencia son esenciales si quieres organizar un congreso online.

Tipos de Congresos Online que puedes montar

Al igual que los webinars pueden hacerse en directo o de forma grabada, en los eventos online pasa lo mismo.

Tienes la opción de elegir entre dos formatos:

• Congresos virtuales en directo.
• Congresos virtuales en diferido.

Como tal, todo tiene sus ventajas e inconvenientes.

La principal ventaja de organizar un evento online es que conseguirás que las personas estén más comprometidas al verlo en directo.

El principal inconveniente de hacerlo en streaming (y la principal ventaja de los diferidos) es que si se cae la plataforma o los ponentes tienen problemas de conexión, lo vas a pasar realmente mal.

Personalmente, prefiero los congresos online en directo porque se puede conseguir una mayor repercusión en redes sociales y tener a los leads más “calientes”,

Pero como te digo, ambas opciones son válidas.
 

 

Cómo organizar un congreso online paso a paso

A la hora de hacer un congreso virtual hay cinco etapas que tienes que planificar a la perfección.

Este proceso es como si estuviéramos hablando de un coche.

Si alguna de las piezas falla y no está bien engrasada, el coche no se encenderá y tu congreso no funcionará.

Las cinco fases esenciales a la hora crear un congreso online son:

• Fase 1: Captación de leads.
• Fase 2: Secuencia de calentamiento.
• Fase 3: Secuencia PRE – Congreso.
• Fase 4: Secuencia Venta Replay.
• Fase 5: Secuencia de Venta del producto y/o servicio principal.

Estas son las fases que considero que como mínimo debería de tener un evento virtual, pero no quiere decir que no puedan añadirse más.

Por ejemplo, podría añadirse una sexta fase que sería un downsell ofreciendo productos y/o servicios diferentes y aun precio menor en caso de que no hayan comprado el principal o el hight ticket.

Voy a explicarte cada una de ellas.

Fase 1: Captación de leads.

Esta es la parte más importante a la hora de organizar un congreso online y la que puede marcar el éxito o fracaso del mismo.

Los leads son como la gasolina de los eventos y en mi opinión, por lo menos tienes que conseguir entre 4.000/5.000 leads para considerarlo como congreso.

Si consigues menos, perfectamente podrías hacer un webinar en directo o en diferido.

Pero ya que organizas algo de este calibre, debes de pensar a lo grande y para ello necesitas trabajar estos canales:

• Publicidad en Facebook e Instagram.
• Email Marketing.
• Social Media Marketing.
• Afiliación y/o invitación de los ponentes.
• Tráfico Orgánico.

 

➡️ Publicidad en Facebook e Instagram.

En todo los congresos que he participado, Facebook e Instagram ha sido el principal canal a la hora de conseguir leads cualificados.

Solo tienes que fijarte en este pantallazo en el que se consiguieron 14.509 leads en tan solo 18 días.

Este es el potencial de los eventos virtuales, en los que en poco tiempo se concentra una inversión de dinero importante para conseguir una gran cantidad de suscriptores.

Aquí tienes un ejemplo de cómo podrías comenzar la organización (inicial) de las campañas.

(Siempre diferenciando por tipo de públicos. No tiene sentido juntar similares con personalizados porque son audiencias con tamaños muy dispares.)

Como ves, como mínimo tendrías que hacer tres niveles de campañas, aunque más adelante también te recomendaría hacer un cuarto nivel para escalar.

Obviamente, los tipos de públicos personalizados y similares van a depender de las audiencias con las que cuente el proyecto.

Pero las que te he puesto de ejemplo, considero que deberían de ser las mínimas viables para comenzar.

Además, acuérdate de crear públicos con las personas registradas para poder excluirlas de tus anuncios.

➡️ Email Marketing

Otro de los canales que considero esenciales es la parte del email marketing, tanto para invitar, como sobre todo, para vender.

En este caso, la mayoría de personas comete el error de únicamente mandar un correo de invitación a su base de datos y otro unos días antes de comenzar.

No.

Lo que te recomiendo es planificar diferentes correos estratégicos de invitación que estén relacionados con las ponencias.

Ahora bien, no te aconsejo que sean todos correos puramente de invitación. No.

Mandar únicamente ese tipo de emails podría ser considerado prácticamente como Spam para tu base de datos y conseguirías muchos bajas.

Hay otro tipo de emails de invitación que funcionan muchísimo mejor.

Aquí tienes un ejemplo de un email que redacté para el último congreso en el que participé.

El asunto era: Re: «¿Tengo que captar suscriptores desde el primer minuto?»

También te recomiendo que prepares un email para enviárselo a todos los ponentes con varios mensajes estándar que pueden enviar a su base de datos.

A la hora de elegir los ponentes, el tamaño sí que importa y que tengan una buena base de datos es algo realmente importante.

Por lo que te aconsejo crearte un Excel con todos los ponentes, con los que te han confirmado que enviarán un email y la fecha de envío para comprobarlo.

En el caso de que vayas a realizar venta, también es interesante crear una cuenta de afiliados a cada ponente para que se comprometa más con la promoción.

➡️ Social Media Marketing

Aunque te recomiendo invertir en publicidad en redes sociales sí o sí, también es básico trabajar la parte orgánica de las redes sociales.

Si vas a hacer un congreso online en streaming lo que te recomiendo es contar con un equipo de comunicación.

Este equipo es el que va a encargar de difundir las noticias, ponentes y todo lo relacionado con el congreso antes y durante del mismo.

Para ello, te recomiendo crear también un Grupo de Facebook donde puedas coordinarte con todos ellos, así como una carpeta en Google Drive en la que subirles todo el material bien clasificado.

A parte del equipo, también te aconsejo planificar un calendario editorial en redes sociales con contenido a un mes vista por lo menos.

Dependiendo del sector al que te dediques habrán unas redes sociales que serán más potentes que otras. Las que he trabajado yo han sido:

• Twitter.
• LinkedIn.
• Instagram.
• Facebook.

Partiendo de quién es tu público objetivo algunas publicaciones que puedes fijar son:

• Directos en Instagram y Facebook con entrevistas a los ponentes.
• Publicaciones relacionadas con el contenido de las ponencias.
• Post de presentación de los ponentes con el programa.
• Etc.

No va a ser el principal canal de captación de leads, pero sí que lo considero esencial para hacer branding y conseguir más notoriedad.

➡️ Tráfico Orgánico

Una de las grandes ventajas de trabajar una estrategia de contenidos en el blog es que puedes conseguir leads sin invertir en publicidad.

(Obviamente esto siempre funcionará cuando tus contenidos estén totalmente relacionados con la temática del congreso).

En este caso te recomiendo hacer dos cosas:

• Añadir un banner en los artículos de tu blog que más tráfico orgánico tengan.
• Añadir un Pop Up para se dispare cuando la persona intente salir del post y le lleve a la landing del congreso.

Saber cuáles son tus post con más visitas orgánicas es muy sencillo.

Únicamente tienes que ir a tu cuenta de Analytics, añadir un segmento de “Tráfico Orgánico” y seleccionar “Páginas de destino”.

Otro punto interesante es buscar en Google si hay listados de artículos sobre “los mejores congresos + temática de tu sector”.

Lo que puedes hacer con ello es ponerte en contacto con cada una de esas webs y decirles si te pueden añadir al listado.

Por ejemplo, en este post hay un listado con los mejores congresos de marketing digital.

Si yo fuera a organizar un evento de esta temática o relacionada, sería una de las páginas con las que me pondría en contacto.

Fase 2: Secuencia de calentamiento.

Una vez la persona se ha inscrito y ha dejado sus datos en la “Página de Gracias” puedes hacerle una OTO.

Una OTO, también conocido como Tripwire es una oferta exclusiva en ese mismo momento.

En este caso, puedes ofrecerle acceder a todos los vídeos del congreso de por vida por un precio reducido en comparación al valor que tendrá después.

De esta forma, lo que consigues como mínimo es financiar todas las campañas de captación de leads.

Después se le envía a la persona un correo confirmándolo su inscripción al congreso y se le recuerda el programa con todas las ponencias.

A los que se han inscrito pero no han comprado el replay, también se le pondría añadir un condicional para recordarle el acceso al replay.

Hacer esto con una herramienta con Active Campaing es realmente sencillo.

Después también deberías de tener una serie de correos de calentamiento para lo inscritos.

Imagina que el evento virtual es el 31 de finales de mes y que has empezado a captar leads desde el día 1 de ese mes.

¿La persona que se inscriba el día 1 va a estar 30 días sin recibir ningún email?

Seguramente llegados ese día ni se acuerde dónde se ha inscrito, por lo que te recomiendo preparar emails para esta secuencia.

Fase 3: Secuencia PRE – Congreso.

El objetivo de la secuencia PRE Congreso es recordad a los suscritos que ya queda menos de una semana.

Las personas nos suscribimos a newsletter y después no recordamos ni cuándo lo hemos hecho, por lo que esta fase es esencial.

No esperes al día de antes para enviarles un email de recordatorio.

Ve calentando el ambiente y si tienes como estrategia adicional que formen parte de un Grupo de Telegram, recuérdaselo.

Dependiendo del tipo de congreso online que organices esta fase puede tener entre 8-10 de mails perfectamente.

Fase 4: Secuencia Venta Replay.

La secuencia de venta del replay comienza al día siguiente de haber transcurrido el Congreso.

A todas las personas que se han inscrito se les ofrece la posibilidad de acceder a la repetición de todos los contenidos de por vida.

Esta secuencia de ventas suele durar tres días.

Por ejemplo, si el Congreso finaliza el jueves, el viernes a primera hora se envía un email con la venta de todas las ponencias.

Esta fase normalmente suele tener entre 3- 6 emails y has de saber que bastantes personas se darán de baja de la base de datos.

También se utilizan anuncios de remarketing en Instagram y Facebook para incrementar las ventas con la urgencia.

Si utilizas Active Campaing y tienes a todos los inscritos dentro de la automatización es tan sencillo como excluirlos mediante un objetivo.

Si no te aclaras con el tema de los objetivos, puedes crear un segmento de personas excluyendo mediante una etiqueta a los compradores.

Fase 5: Secuencia de Venta del producto y/o servicio principal.

No te pienses que el único objetivo de organizar un evento online es conseguir una gran cantidad de leads y vender la repetición de las ponencias.

Ni tampoco es el objetivo de este tipo de estrategias convertirte en un referente del sector y aumentar la notoriedad de marca.

Eso son cosas que adicionalmente se pueden conseguir, pero el objetivo final de todo congreso es la venta.

Por eso, en este caso tienes varias opciones:

• Introducir automáticamente a todos los leads en una automatización de ventas.
• Preparar una secuencia de emails con una invitación a un webinar o una landing de suscripción.

En cualquiera de los casos, te recomiendo que también hagas campañas de remarketing en Facebook e Instagram.

Dependiendo del producto, servicio o formación que vayas a vender después tendrás que preparar una secuencia u otra, pero aquí tienes diferentes tipos de embudos de ventas que te pueden ayudar.

Plataformas para realizar congresos virtuales

A la hora de organizar un congreso online no tienes que pensar únicamente en qué plataforma utilizar para retransmitir el evento.

También tendrás que tener en cuenta otro tipo de herramientas imprescindibles para crear las landing page, captación de suscriptores, email marketing, check out, alojamiento de vídeos, etc.

➡️ Zoom

Si te decantas por organizar un congreso virtual en diferido únicamente necesitarás una herramienta para hacer entrevistas a los ponentes y después editarla.

En este caso, puedes optar por utilizar Zoom ya que permite tener una doble grabación (en la nube y en local) lo que te da una mayor tranquilidad.

➡️ StreamYard

Si prefieres hacer un congreso online en directo la combinación de StreamYard y YouTube es una apuesta prácticamente segura.

He probado otras alternativas como GoToWebinar y WebinarJam y si vas a organizar un evento en el que van a haber más de 2.000 – 3.000 personas conectadas de forma simultánea, StreamYard es la opción ganadora.

Además, puedes emitir también a la vez en Facebook, Grupos de Facebook, Twitter y LinkedIn.

➡️ Hotmart

Al final la venta de las ponencias del Congreso es como si estuviéramos hablando de un infoproducto y como tal, hay que tener una plataforma a través de la cual se pueda comprar y se alojen los contenidos.

Hotmart es una plataforma todo en 1 que te permitirá quitarte dolores de cabeza y no tener que tener una plataforma propia donde subir los contenidos.

➡️ ThriveCart

Si prefieres tener tu propia plataforma, tendrás que tener también una herramienta a través de la cual realizar la venta.

ThriveCart es la que suelo utilizar yo y se integra realmente bien con Active Campaing y otro tipo de herramientas.

➡️ Active Campaing

Todo evento online necesita de una herramienta con la que poder crear automatizaciones y hacer email marketing.

Existen diferentes plataformas como Mailchimp, Keap (Infusionsoft), etc. Pero personalmente la que más me gusta a mi es Active Campaing.

Piensa que vas a captar una gran cantidad de leads, por lo que el coste de la herramienta seguramente esté entre 250-350€ al mes.

➡️ Elementor

Organizar un evento virtual requiere también de la creación de un mínimo de landing page.

Elementor es una de las mejores herramientas que conozco para esta labor porque además también permite la creación de formularios de suscripción que se integran perfectamente con Active Campaing.

En este caso, el mínimo de páginas que te recomiendo crear son:

• Página de registro al congreso.
• Página de «a un paso» (en caso de hacer doble opt-in).
• Página de»gracias» por la suscripción.
• Página de venta del replay de las ponencias.

En función de cómo hayas definido tu funnel de ventas también tendrás que crear las páginas que forman parte de quinta fase.

➡️ Vimeo

Si vas a vender las ponencias del congreso necesitarás una plataforma donde alojar los vídeos, en este caso te recomiendo utilizar Vimeo.

Si únicamente quieres subir los vídeos de forma gratuita, en ese caso podrías utilizar YouTube y así darle también un impulso a tu número de suscriptores.

Consejos para hacer un congreso online

 

➡️ Define el programa con 3 meses de antelación.

La organización de congresos online se tiene que hacer con un mínimo de tres meses de antelación.

En estos meses tienes que ser capaz de definir todas estas tareas:

• Definir el programa general con todas las ponencias.
• Seleccionar a los ponentes ideales y ponerte en contacto con cada uno de ellos.
• Concretar el horario de cada una de las ponencias, así como los títulos de cada una.

Además, también debes de buscar un equipo que se ocupe de todo el marketing del evento así como de la parte técnica.

➡️ Patrocinadores.

Montar un congreso online supone cierto nivel de inversión que no está al alcance de todas las personas.

Una buena forma de financiar parte de esta inversión es a través de los patrocinadores.

Por lo que antes de nada te recomiendo analizar qué otros congresos relacionados con tu temática se hacen y cuáles son los patrocinadores.

Después tendrás que preparar un documento de patrocinio con diferentes planes y ponerte en contacto con ellos.

¿Te ha quedado claro cómo hacer un congreso online?

Como ves, planificar un evento virtual conlleva más organización de la que te puedas pensar en un principio.

Son muchas las ventajas de llevar a cabo este tipo de acciones, pero si no tienes un equipo detrás y estás dispuesto a invertir lo necesario, no te recomiendo hacerlo.

Si tienes cualquier duda, nos vemos en los comentarios 🙂